UNA DE LAS RAZONES POR LAS QUE NO PRODUCES MÁS: CONFUNDIR PROYECTOS CON ACCIONES

Antes de nada espero que este post sea del agrado y de las correcciones de la comunidad GTD. Este post está inspirado en los principios de productividad de David Allen y de lo que he aprendido del método GTD. Espero los comentarios críticos, que no cítricos, de los expertos de la comunidad GTD en español entre ellos Cruz Guijarro, José Miguel Bolívar y Paz Garde.

Una de las razones por las que en ocasiones, la mayoría de las veces no somos capaces de rendir es porque no distinguimos entre proyectos y acciones. Por ejemplo decir que quiero bajar peso no es ningún proyecto ni una acción, es un deseo. Decir que quiero bajar seis kilos en cinco meses sin pasar hambre eso sí es un proyecto. Por lo general, cuando empleamos verbos o lenguaje nebuloso como dice José Miguel Bolívar en su libro Libérate del estrés con GTD, eso nos impide poder tachar de la lista ese Ítem. Así, el lenguaje del proyecto tampoco nos permite tachar ese ítem. Si queremos pensar con eficacia, tendremos que distinguir entre proyectos y acciones. Siguiendo con el ejemplo de la pérdida de peso, el proyecto ha quedado claro, bajar seis kilos en cinco meses. Lo que nos va a capacitar y permitir movernos adelante va a ser el concepto de acción: caminar todos los días 30 minutos, ir al gimnasio de la esquina para preguntar por las tarifas, comprar unas zapatillas en el centro comercial de mi barrio... tienen características que las hacen inconfundibles de los proyectos. Veamos algunas de sus características, en mi opinión:

1. Las acciones es lo que hace el proyecto. Como dice David Allen en su libro “Organízate con eficacia”, no se hace un proyecto, se hacen las acciones. Por muchas metas que te marques, muchos hitos que señales, muchos fechas tope que pongas, de nada te sirve si no marcas acciones concretas.
2. Las acciones están dentro del proyecto no al revés. Ten claro qué acciones están dentro de cada proyecto y si de verdad te acercan o no a ese objetivo final que es el resultado de tu proyecto. Si no te acercan de verdad no las hagas, organízalas, en tu lista ALGÚN DÍA / TAL VEZ.
3. Las acciones se ven, los proyectos realmente no. Un proyecto, su resultado, muchas veces no se ve hasta que no está totalmente terminado. La acción sí que nos permite tener una cierta motivación a corto plazo y ver que nuestro proyecto va progresando. Pero el proyecto, como tal, no se ve, la acción sí es visible. Si no es visible, no es acción. Las acciones se ven antes que el proyecto.
4. Si tienes más de una acción encaminada a un mismo fin, entonces tienes un proyecto. Da igual si son dos, tres o 500. Varias acciones, encaminadas a conseguir un mismo resultado, suponen un proyecto.
5. Las acciones sólo las puede hacer una persona a la vez. Una acción no es realizable por dos personas al mismo tiempo ¿los dos no podemos llamar a tal o cual contacto al tiempo? O lo hace una persona o lo hace otra pero nunca los dos al tiempo.
6. Las acciones requieren de medios. Bien sea una persona, una herramienta (teléfono, conexión Internet, ordenador…) o un espacio concreto, siempre tiene que haber un medio ligado a la acción. Aunque sea un simple papel y un lápiz. Es lo que en GTD le llamamos CONTEXTOS.
7. Las acciones solo se pueden hacer de una vez. Una acción no es algo que se puede interrumpir, un proyecto sí. Cuando estés planteando llevar a cabo acciones asegúrate que se pueden iniciar y comenzar de una sola vez. Quizás es posible que estemos confundiendo acciones con sub proyectos y con proyectos.

Hoy mismo, si quieres producir más y mejor haz una lista de proyectos y vinculaciones a esos proyectos y por supuesto, revísalos semanalmente. 

Guillermo Sánchez Prieto

 

También te puede interesar:

SI TE GUSTA LO PERFECTO...HÁZTELO VER

"LIBÉRATE DEL ESTRÉS CON GTD” UNO DE LOS MEJORES LIBROS SOBRE PRODUCTIVIDAD PERSONAL QUE HE LEÍDO

 

SI TE GUSTA LO PERFECTO... HÁZTELO VER

El hermano pequeño se lo recomendaba a su padre para que viese la película con su hermana mayor. Papá, esta película la tienes que ir a ver con ella. La película a la que el hermano pequeño hacía referencia era “ El cisne negro”. La película interpretada por Natalie Portman cuenta la historia de una joven bailarina ambiciosa, casi codiciosa en busca de la perfección en la danza. El muchacho que recomendaba a su padre la película lo hacía con la intención de que su hermana rebajase sus ansias de perfección.

La perfección, por inexistente y por inalcanzable nunca es rentable. La perfección, si vemos la película “El cisne negro”, nos lleva a la conclusión de que la perfección es sinónimo de codicia y esta suele llevar a la destrucción. Se observa a los padres que quieren hijos perfectos y a los hijos y quieren padres perfectos. La búsqueda de la perfección supone un delirio de control. Nada es controlable a un 100 × 100. Si así fuese, este mundo sería de lo más aburrido y esta vida sería de lo más monótona. Bendita incertidumbre.

El psicólogo Barry Schwartz lo explica muy bien cuando manifiesta que hay que tomar decisiones “no perfectas, sino que sean suficientemente buenas”. Hoy día pretendemos que nuestros universitarios sean perfectos. Y la multiplicidad de opciones no facilita ese camino precisamente. Un ejemplo lo vemos en la vida universitaria. Al inicio de los tiempos de la universidad solo había unas posibilidades: derecho, medicina, leyes, filosofía y teología. Actualmente uno puede estudiar todas esas titulaciones y cientos más. Obviamente en nuestro tiempo no es tan fácil decidir como antes. Sin embargo, una forma fácil de decidir es el criterio que recomienda este psicólogo: tomar decisiones suficientemente buenas.

En una ocasión estaba asesorando a un grupo de jóvenes emprendedores que tenían que presentar su proyecto de inversión a potenciales inversores. Uno de los jóvenes manifestaba que su presentación tenía que ser perfecta. Cuando le pedí que me dijese una definición de presentación perfecta no supo muy bien qué contestar. La presentación perfecta, la empresa perfecta, el proyecto perfecto no existe porque las personas no somos perfectas. Una psicóloga me lo explicaba muy bien. “Guillermo, no hay vidas perfectas pero hay vidas muy buenas y están en este mundo”.

Si no eres una persona perfecta, alégrate de ello. Mejorar es una cosa, querer la perfección es para hacérselo mirar.

Guillermo Sánchez Prieto

 

También te puede interesar:

LOS COBARDES NUNCA EMPEZARON

TIRA TODOS TUS LIBROS DE AUTOAYUDA AL WATER

SEIS ERRORES FRECUENTES (Y SEIS SOLUCIONES) AL NEGOCIAR TU AUMENTO DE SUELDO

1.    No hacerlo. No intentarlo es el primer error. No esperes a que te caiga del cielo. Un colega y amigo se enfadó cuando le concedieron un aumento de sueldo. El motivo del enfado se debió a que cuando se lo solicitó a su jefe este le dijo en seguida: de acuerdo.

2.    No pedir una cantidad concreta o un porcentaje determinado. Pones a tu jefe en un doble problema. Primero el hecho en sí. Segundo el que tiene que calcular cuánto. Dáselo resuelto y conforme a un criterio objetivo.

3.    No sustentarlo en datos. Es normal que te pregunten por qué. No valen argumentos baratos. Si no tienes una evidencia es que a lo mejor no tienes claro si te lo mereces.

4.    Enfadarte si no lo consigues. Si aceptas las reglas del juego tienes que saber perder. Puede que el año que viene lo consigas o que lo pospongas hasta la consecución de determinados objetivos. Pero no desesperes si te dicen que no.

5.    No distinguir entre objetivos y metas. Si te planteabas un aumento de 100 euros pero consigues 50 ¿Has fracasado? Desde luego que no, has conseguido un aumento y sabes que es un buen aumento. Tu meta: aumento de sueldo; tu objetivo: 100€. Ten claro hasta dónde puedes llegar a bajar.

6.    No dar las gracias. Podrían no haberlo hecho y te pueden poner mil excusas. A poco que consigas y que te concedan muestra tu agradecimiento.

Guillermo Sánchez Prieto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

También te puede interesar:

UNA RAZÓN POR LA QUE NO TIENES ÉXITO

DIEZ CLAVES PARA SABER NEGOCIAR

 

¿QUÉ DEBE APRENDER UN MANAGER DE UN PILOTO?

“No tenemos por qué caernos bien mis compañeros y yo”. Fue una de las ideas que expliqué al presentar la conferencia “What managers should learn from pilots” en ICADE. Fue en el marco de la asignatura de negociación del profesor Guillermo Sánchez. 

Un grupo de estudiantes de más de 10 nacionalidades distintas escucharon con antención los consejos que intenté transmitir a este grupo de futuros empresarios o managers.

Tenemos listas de chequeo por eso no tenemos un montón de discusiones o de conflictos que en empresas le llaman conflictos cognitivos o de procedimientos. No hay excusa posible sobre cómo se deben hacer las cosas, si a este modo o al mío. Se hace al modo de la compañía y punto, pues ya tenemos los procedimientos determinados. Por eso es fundamental listas de chequeo como se comenta en el libro El efecto Check-list.

Otra de las ideas que más impresión causó fue el hecho de tener una serie de principios y de jerarquías que rigen todo. Los tres principios que seguimos los pilotos suelen ser primero seguridad. Segundo, economía del vuelo. Y tercero, comodidad del pasaje. Dicho de otro modo, nunca vamos a dar prioridad a la comodidad del viajero si eso pone en peligro la seguridad del vuelo.

La comunicación también es esencial a la hora de gestionar vuelos y empresas. Así, uno de los principios que se utiliza en navegación aérea es el de una comunicación que si no se entiende, no es comunicación. Les impresionó muchísimo la anécdota del aeropuerto de Los Rodeos en Canarias. Un avión chocó contra otro provocando el mayor accidente de la historia mundial de la aviación civil. Todo por una orden malentendida. El piloto escuchó afirmativo cuando en realidad dijeron negativo. Desde entonces se emplean las órdenes afirma y negativo en lugar de afirmativo y negativo.

También se trató la cuestión fundamental de la toma de decisiones mediante el método FORDEC. Una metodología en la que los pilotos tenemos en cuenta los hechos (FACTS), las acciones, los riesgos y beneficios de cada opción, la decisión, la ejecución de la decisión y el control o chequeo. De ahí el acrónimo FORDEC.

Luis Montes, piloto de A-320 y A-340. 

Conferenciante

Cuando negocias ¿das o pides?

El ridículo de la negociación posicional

 

¿RECLAMACIÓN O REVISIÓN?

 

Con el comienzo del curso escolar, tanto en niveles obligatorios como universitarios, nos viene a la mente los temidos, sempiternos e inevitables exámenes. Aún es pronto para pensar en ellos. Pero son el instrumento de muchas materias para de evaluar los conocimientos y procedimientos que cualquier alumno ha adquirido a lo largo de un periodo de aprendizaje.

Con el advenimiento del Plan de Convergencia Universitaria Europea, también conocido como Plan Bolonia, los planes de estudio y la forma de evaluar han variado sustancialmente respecto a otras épocas. Pero no es menos cierto que exámenes, como siempre los hemos entendido, todavía existen. Y no son pocos los profesores que siguen haciendo uso de este instrumento para que sus alumnos demuestren todo lo aprendido a lo largo de un semestre. Es decir, todavía nos tenemos que enfrentar al papel en blanco con nuestro lapicero cargado de nervios e incertidumbre para pasar esa temida asignatura. Pero los nervios y ansiedad que genera esta actividad es otro capítulo del que hablaremos en su momento.

Hoy quiero centrarme en lo que sucede tras una prueba. Y me refiero a las conocidas reclamaciones de exámenes. Comentándolo con un buen compañero y mejor amigo, hacíamos una reflexión sobre lo equivocado de la terminología. Ya que nos hemos acostumbrado a hablar de reclamación y no de revisión de exámenes, que sería el termino más apropiado. Y particularmente de la actitud ante la que muchos de nuestros alumnos encaran este derecho. ¿Pedir o dar? Cuando alguien reclama un examen con actitud de pedir, en cierta medida está presuponiendo que el profesor se ha equivocado. Que ha cometido un error de precisión y que el trabajo del alumno no se ha visto recompensado proporcionalmente a su esfuerzo invertido. Quien pide reclamar, está suplicando esa media milésima de punto que le puede salvar del fracaso total. O una injusta recompensa a una pobre gestión de la materia. Todo profesor es susceptible de cometer errores en sus correcciones. Pero dar por hecho que el profesor manifiesta una incapacidad manifiesta para evaluar el trabajo que ha transmitido durante un semestre es poner en duda su profesionalidad.

Por otro lado, aproximarse a una revisión de examen con actitud de dar, de ofrecer lo mejor de cada uno ante el docente que ha evaluado, dirá mucho de ese alumno. Demostrará su interés por mejorar y ampliar sus expectativas y compromiso ante esa asignatura. Asumir los errores y prestar atención en los posibles fallos para mejorar en el siguiente examen, es una actitud constructiva y propia de una persona madura. Así que, ojalá no se de el caso, suspendas tu próximo examen y ejerzas tu derecho de revisión, piensa…¿vas a pedir o a dar?

 David Gómez Sanz, colaborador en Grupo BLU

También te puede interesar:

TEMPUS FUGIT: SI HUBIERA SABIDO ESTO

PRESENTACIÓN DE REGLAS SENCILLAS PARA EL ÉXITO UNIVERSITARIO