UNA DE LAS RAZONES POR LAS QUE NO PRODUCES MÁS: CONFUNDIR PROYECTOS CON ACCIONES

Antes de nada espero que este post sea del agrado y de las correcciones de la comunidad GTD. Este post está inspirado en los principios de productividad de David Allen y de lo que he aprendido del método GTD. Espero los comentarios críticos, que no cítricos, de los expertos de la comunidad GTD en español entre ellos Cruz Guijarro, José Miguel Bolívar y Paz Garde.

Una de las razones por las que en ocasiones, la mayoría de las veces no somos capaces de rendir es porque no distinguimos entre proyectos y acciones. Por ejemplo decir que quiero bajar peso no es ningún proyecto ni una acción, es un deseo. Decir que quiero bajar seis kilos en cinco meses sin pasar hambre eso sí es un proyecto. Por lo general, cuando empleamos verbos o lenguaje nebuloso como dice José Miguel Bolívar en su libro Libérate del estrés con GTD, eso nos impide poder tachar de la lista ese Ítem. Así, el lenguaje del proyecto tampoco nos permite tachar ese ítem. Si queremos pensar con eficacia, tendremos que distinguir entre proyectos y acciones. Siguiendo con el ejemplo de la pérdida de peso, el proyecto ha quedado claro, bajar seis kilos en cinco meses. Lo que nos va a capacitar y permitir movernos adelante va a ser el concepto de acción: caminar todos los días 30 minutos, ir al gimnasio de la esquina para preguntar por las tarifas, comprar unas zapatillas en el centro comercial de mi barrio... tienen características que las hacen inconfundibles de los proyectos. Veamos algunas de sus características, en mi opinión:

1. Las acciones es lo que hace el proyecto. Como dice David Allen en su libro “Organízate con eficacia”, no se hace un proyecto, se hacen las acciones. Por muchas metas que te marques, muchos hitos que señales, muchos fechas tope que pongas, de nada te sirve si no marcas acciones concretas.
2. Las acciones están dentro del proyecto no al revés. Ten claro qué acciones están dentro de cada proyecto y si de verdad te acercan o no a ese objetivo final que es el resultado de tu proyecto. Si no te acercan de verdad no las hagas, organízalas, en tu lista ALGÚN DÍA / TAL VEZ.
3. Las acciones se ven, los proyectos realmente no. Un proyecto, su resultado, muchas veces no se ve hasta que no está totalmente terminado. La acción sí que nos permite tener una cierta motivación a corto plazo y ver que nuestro proyecto va progresando. Pero el proyecto, como tal, no se ve, la acción sí es visible. Si no es visible, no es acción. Las acciones se ven antes que el proyecto.
4. Si tienes más de una acción encaminada a un mismo fin, entonces tienes un proyecto. Da igual si son dos, tres o 500. Varias acciones, encaminadas a conseguir un mismo resultado, suponen un proyecto.
5. Las acciones sólo las puede hacer una persona a la vez. Una acción no es realizable por dos personas al mismo tiempo ¿los dos no podemos llamar a tal o cual contacto al tiempo? O lo hace una persona o lo hace otra pero nunca los dos al tiempo.
6. Las acciones requieren de medios. Bien sea una persona, una herramienta (teléfono, conexión Internet, ordenador…) o un espacio concreto, siempre tiene que haber un medio ligado a la acción. Aunque sea un simple papel y un lápiz. Es lo que en GTD le llamamos CONTEXTOS.
7. Las acciones solo se pueden hacer de una vez. Una acción no es algo que se puede interrumpir, un proyecto sí. Cuando estés planteando llevar a cabo acciones asegúrate que se pueden iniciar y comenzar de una sola vez. Quizás es posible que estemos confundiendo acciones con sub proyectos y con proyectos.

Hoy mismo, si quieres producir más y mejor haz una lista de proyectos y vinculaciones a esos proyectos y por supuesto, revísalos semanalmente. 

Guillermo Sánchez Prieto

 

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Con este post inauguramos una sección sobre libros que si o si hay que leer.  Libros que son buenos y por tanto merecen la pena leerlos.

Esta sería nuestra recomendación para cualquier persona que se encuentra en un pico de estrés y que quiera solucionar el mismo. Esta también sería nuestra recomendación para cualquier persona que quiera tener un poco más de control sobre su vida, sea laboral o personal.

El libro de José Miguel Bolívar “Libérate del estrés con GTD” (GTD acrónimo de Getting Things Done o Tener las cosas hechas) que es una remodelación, por llamarlo de alguna manera, de la obra de David Allen Organízate con eficacia. El término remodelación no tiene por qué ser peyorativo. Es más, podríamos hablar de una mejora incluso. Una de las principales virtudes de esta obra es precisamente esa, que mejora y amplía el método pergeñado por David Allen.

Nos gusta ser objetivos y en grupo Blu queremos recomendar este libro sin lugar a dudas. No obstante una de las “críticas“ que haríamos a este título es que va especialmente dirigido a los expertos o a la comunidad formada por GTD de manera que algunas de sus partes son interesantes para los miembros de la comunidad citada pero quizás no de tanto interés para los que son neófitos en el método de productividad personal. Así una parte relevante del libro comenta las mejoras que son  más llamativas respecto al método tradicional de GTD. Sin embargo, todo el libro merece leerse.

Uno de los puntos más interesantes de esta obra es el concepto de fecha objetiva, que no desarrolla David Allen. Cuando decidimos que vamos hacer tal o cual cosa en tal o cual fecha debemos preguntarnos ¿depende de una fecha objetiva? El pensamiento habitual de mañana lo hago aunque no tenga porque hacerlo mañana puede ser como dice el propio autor el peligro del pensamiento voluntarista.

Así, recomienda Bolívar que no pongamos fecha a las tareas si no la tienen de manera objetiva. Fecha objetiva, sería toda aquella que:

• Por ejemplo ha puesto otra persona desde fuera; un plazo que nos pide un cliente o un colega.
• Otro criterio objetivo para ponerle fecha es que en el caso de no hacer nada con respecto a esa cosa en los próximos días conllevará consecuencias indeseables.
• Otra posibilidad es que exista un compromiso personal férreo por tu parte de hacer algo con esa cosa en los próximos días.

Para los amantes de GTD es una obra imprescindible. Para los neófitos es una excelente herramienta que seguro aportará buenas dosis de sentido común.

El libro de José Miguel nos aporta claridad, foco y sobre todo nos ayuda a liberarnos de esa plaga del siglo XXI llamada estrés. Lectura segura.

 
Guillermo Sánchez Prieto 

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