UNA DE LAS RAZONES POR LAS QUE NO PRODUCES MÁS: CONFUNDIR PROYECTOS CON ACCIONES

Antes de nada espero que este post sea del agrado y de las correcciones de la comunidad GTD. Este post está inspirado en los principios de productividad de David Allen y de lo que he aprendido del método GTD. Espero los comentarios críticos, que no cítricos, de los expertos de la comunidad GTD en español entre ellos Cruz Guijarro, José Miguel Bolívar y Paz Garde.

Una de las razones por las que en ocasiones, la mayoría de las veces no somos capaces de rendir es porque no distinguimos entre proyectos y acciones. Por ejemplo decir que quiero bajar peso no es ningún proyecto ni una acción, es un deseo. Decir que quiero bajar seis kilos en cinco meses sin pasar hambre eso sí es un proyecto. Por lo general, cuando empleamos verbos o lenguaje nebuloso como dice José Miguel Bolívar en su libro Libérate del estrés con GTD, eso nos impide poder tachar de la lista ese Ítem. Así, el lenguaje del proyecto tampoco nos permite tachar ese ítem. Si queremos pensar con eficacia, tendremos que distinguir entre proyectos y acciones. Siguiendo con el ejemplo de la pérdida de peso, el proyecto ha quedado claro, bajar seis kilos en cinco meses. Lo que nos va a capacitar y permitir movernos adelante va a ser el concepto de acción: caminar todos los días 30 minutos, ir al gimnasio de la esquina para preguntar por las tarifas, comprar unas zapatillas en el centro comercial de mi barrio... tienen características que las hacen inconfundibles de los proyectos. Veamos algunas de sus características, en mi opinión:

1. Las acciones es lo que hace el proyecto. Como dice David Allen en su libro “Organízate con eficacia”, no se hace un proyecto, se hacen las acciones. Por muchas metas que te marques, muchos hitos que señales, muchos fechas tope que pongas, de nada te sirve si no marcas acciones concretas.
2. Las acciones están dentro del proyecto no al revés. Ten claro qué acciones están dentro de cada proyecto y si de verdad te acercan o no a ese objetivo final que es el resultado de tu proyecto. Si no te acercan de verdad no las hagas, organízalas, en tu lista ALGÚN DÍA / TAL VEZ.
3. Las acciones se ven, los proyectos realmente no. Un proyecto, su resultado, muchas veces no se ve hasta que no está totalmente terminado. La acción sí que nos permite tener una cierta motivación a corto plazo y ver que nuestro proyecto va progresando. Pero el proyecto, como tal, no se ve, la acción sí es visible. Si no es visible, no es acción. Las acciones se ven antes que el proyecto.
4. Si tienes más de una acción encaminada a un mismo fin, entonces tienes un proyecto. Da igual si son dos, tres o 500. Varias acciones, encaminadas a conseguir un mismo resultado, suponen un proyecto.
5. Las acciones sólo las puede hacer una persona a la vez. Una acción no es realizable por dos personas al mismo tiempo ¿los dos no podemos llamar a tal o cual contacto al tiempo? O lo hace una persona o lo hace otra pero nunca los dos al tiempo.
6. Las acciones requieren de medios. Bien sea una persona, una herramienta (teléfono, conexión Internet, ordenador…) o un espacio concreto, siempre tiene que haber un medio ligado a la acción. Aunque sea un simple papel y un lápiz. Es lo que en GTD le llamamos CONTEXTOS.
7. Las acciones solo se pueden hacer de una vez. Una acción no es algo que se puede interrumpir, un proyecto sí. Cuando estés planteando llevar a cabo acciones asegúrate que se pueden iniciar y comenzar de una sola vez. Quizás es posible que estemos confundiendo acciones con sub proyectos y con proyectos.

Hoy mismo, si quieres producir más y mejor haz una lista de proyectos y vinculaciones a esos proyectos y por supuesto, revísalos semanalmente. 

Guillermo Sánchez Prieto

 

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Con este post inauguramos una sección sobre libros que si o si hay que leer.  Libros que son buenos y por tanto merecen la pena leerlos.

Esta sería nuestra recomendación para cualquier persona que se encuentra en un pico de estrés y que quiera solucionar el mismo. Esta también sería nuestra recomendación para cualquier persona que quiera tener un poco más de control sobre su vida, sea laboral o personal.

El libro de José Miguel Bolívar “Libérate del estrés con GTD” (GTD acrónimo de Getting Things Done o Tener las cosas hechas) que es una remodelación, por llamarlo de alguna manera, de la obra de David Allen Organízate con eficacia. El término remodelación no tiene por qué ser peyorativo. Es más, podríamos hablar de una mejora incluso. Una de las principales virtudes de esta obra es precisamente esa, que mejora y amplía el método pergeñado por David Allen.

Nos gusta ser objetivos y en grupo Blu queremos recomendar este libro sin lugar a dudas. No obstante una de las “críticas“ que haríamos a este título es que va especialmente dirigido a los expertos o a la comunidad formada por GTD de manera que algunas de sus partes son interesantes para los miembros de la comunidad citada pero quizás no de tanto interés para los que son neófitos en el método de productividad personal. Así una parte relevante del libro comenta las mejoras que son  más llamativas respecto al método tradicional de GTD. Sin embargo, todo el libro merece leerse.

Uno de los puntos más interesantes de esta obra es el concepto de fecha objetiva, que no desarrolla David Allen. Cuando decidimos que vamos hacer tal o cual cosa en tal o cual fecha debemos preguntarnos ¿depende de una fecha objetiva? El pensamiento habitual de mañana lo hago aunque no tenga porque hacerlo mañana puede ser como dice el propio autor el peligro del pensamiento voluntarista.

Así, recomienda Bolívar que no pongamos fecha a las tareas si no la tienen de manera objetiva. Fecha objetiva, sería toda aquella que:

• Por ejemplo ha puesto otra persona desde fuera; un plazo que nos pide un cliente o un colega.
• Otro criterio objetivo para ponerle fecha es que en el caso de no hacer nada con respecto a esa cosa en los próximos días conllevará consecuencias indeseables.
• Otra posibilidad es que exista un compromiso personal férreo por tu parte de hacer algo con esa cosa en los próximos días.

Para los amantes de GTD es una obra imprescindible. Para los neófitos es una excelente herramienta que seguro aportará buenas dosis de sentido común.

El libro de José Miguel nos aporta claridad, foco y sobre todo nos ayuda a liberarnos de esa plaga del siglo XXI llamada estrés. Lectura segura.

 
Guillermo Sánchez Prieto 

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Hola. Sean todos muy bienvenidos. Por favor, sentaos, relajaos y disfrutad de la lectura. Mi editor, Guillermo Sánchez Prieto, me pide contribuir con algunos pensamientos sobre tres de mis libros de los que se formó una muy buena opinión como para traducirlos y publicarlos. 

Debido a la próxima publicación de mi libro sobre habilidades de estudio, comenzaré con eso. Pero antes de empezar, me gustaría agradecer a Guillermo y todo su equipo por un trabajo duro. Aprecio su fe en mis esfuerzos y les deseo grandes éxitos en todas sus aventuras.

Éxito universitario en 119 consejos fue una idea sencilla pero compleja de organizar y agrupar. Está basada en tres creencias fundamentales:

Primera: conforme continúas haciendo algo, te vuelves mejor en eso. Cometes menos errores, eres más eficiente, y disfrutas más. Personalmente, yo estudié en cuatro universidades distintas obteniendo tres títulos distintos. Y con el tiempo aprendí muchos atajos y trucos para alcanzar resultados excelentes.

Segundo: trabajar más duro no significa automáticamente una mejor experiencia de aprendizaje. Muy a menudo quiere decir justo lo contrario. El estudiante al que se le presenta una lección como algo fácil de seguir y entender, es más probable que aprenda esa lección más rápidamente y más detalladamente que en una en la que tengan que trabajar duro para completarlo. Sí, algunos materiales son más difíciles que otros de comprender. Pero es (o debería ser) trabajo del docente encontrar la manera para que el material más difícil sea más fácil de entender y dominar.

Y tercero: la educación debería ser divertida. Incluso aprender una materia difícil debería ser divertido. Aprender es una actividad muy natural. Casi todos los animales en la naturaleza son máquinas de aprendizaje: aprenden de la experiencia, la observación y del ensayo y error. A las personas les gusta aprender, así que ¿por qué tendrían que necesitar un libro como el mío para explicar formas fáciles para aprender en la universidad?

Es debido a que la mayor parte de los estudiantes cuando llegan a la universidad ya han perdido el amor por aprender. Se les ha presionado con exámenes y con fechas tope. Se les ha aburrido hasta la extenuación con el cansancio y la repetición. Y sobre todo, han visto su inteligencia insultada con reglas innecesarias, requisitos ridículos y un montón de trabajo sin sentido. Se les ha sobrepasado con aprendizajes absurdos y materiales que no inspiraban, presentados por educadores que no inspiraban.

Y por favor no me entendáis mal; no quiero enfatizar demasiado. Hay miles de educadores verdaderamente sobresalientes en cualquier lugar. Pero también hay demasiados docentes que deben trabajar en otros sitio para llegar a final de mes. Las prioridades de los gobiernos hacen que sea imposible para los colegios pagar lo suficiente de manera que tienen que trabajar en otro lugar. Y demasiada parte del tiempo y energía que podrían ser decicados a mejorar la calidad de su enseñanza, se ven ensombrecidos por una ingente cantidad de burocracia exigente sobre informes de desempeño y asistencia a seminarios “educativos” así como numerosos formularios, archivos y tonterías. Bien, supongo que tú en las trincheras, sabrás de lo que estoy hablando.

En esta luz, mi texto sobre la reglas sencillas está diseñado para ayudar a los estudiantes a superar el casi inherente tedio de la educación moderna. Y ayudarles a conseguir una educación real para su compromiso, energía y esfuerzo.

 Doctor Alan Cirlin

De la mano de Grupo BLU, Alan Cirlin visitará España del 17 al 23 de abril. Si quieres que el Doctor Cirlin visite tu centro o institución, contacto con nosotros en info@blugrupo.com o llamando al 657845569

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ENGLISH VERSION

 

Hello, hello . . . You are all very welcome. Please sit back, relax, and enjoy the read.  My Publisher, Guillermo Sánchez Prieto, asked me to contribute a few thoughts about three of my books which he thought highly enough of to have translated and published. Since my study skills text is just being released, I’ll begin with that.  But before I start, I would like to thank Guillermo and his entire staff for all of their hard work. I appreciate their faith in my efforts and wish them tremendous success in all things.

Simple Rules for Success in College.  It was a simple idea but a complex undertaking to compile and organize.  It was based on three fundamental belief:

First, as you keep doing something, you get better at it. You make fewer mistakes, become more efficient, and enjoy yourself more. I studied at the four different universities for nine years, earning three degrees. And over that time I learned a lot of short cuts and easier ways to achieve top quality results.

Second, Working ‘harder’ does NOT automatically mean a better learning experience.  Quite often it means the exact opposite. The student who is presented a lesson which is easy to follow and easy to complete, will likely learn that lesson more quickly and more thoroughly than one they have to grind their way through to finish. Yes, some materials are more difficult to comprehend than others. But it is (or ought to be) the job of the teacher to find a way to make that difficult material easier to understand and to master.

And third, Education should be fun. Even learning the difficult material ought to be fun.  Learning is a very natural activity. Almost all animals in nature are learning machines: They learn from experience, observation, and trial and error. People like to learn, so why should they need a book like mine to explain ways to make college easier? 

It’s because by the time most kids get to college they have had the love of learning beaten out of them.  They’ve been stressed and pressured by testing, and deadlines. They’ve been bored to tears with dullness and repetition. And they’ve had their intelligence continually insulted by needless rules, ridiculous requirements, and nonsensical busy work. They have been overwhelmed with rote learning methods and uninspired educational materials presented by uninspired educators.

And please don’t get me wrong; I don’t want to overstate my case. There are thousands of really outstanding educators everywhere you go.  But you’ve also got too many teachers who must work two jobs just to make ends meet. Government priorities make it impossible for schools to pay them enough so they can raise their families. And too much of the time and energy they can devote to the quality of their teaching, is syphoned off by a rising tide of bureaucracy demanding assessment reports and attendance at ‘educational’ workshops, and the completion of innumerable forms, files, and foolishness.  Well, you in the trenches know what I’m talking about.

In this light, my simple rules text is designed to help students overcome the almost inherent mindless tedium of modern education and to enable them to get a real education for their commitment, energy, and effort.

 Doctor Alan Cirlin